Como usar Notion: tutorial en español

¿Trabajas, estudias y sientes que no eres productivo? La mayoría de las veces esto sucede debido a que no contamos con herramientas para gestionar nuestras tareas, quizás algunas personas pensarán que contar con una herramienta para organizar y planificar nuestros objetivos, proyectos, estudios, no es de gran importancia, pero NO es así, eso es fundamental para mejorar nuestra productividad.Por eso hoy te voy a hablar de “Como usar Notion” un tutorial en español que he preparado paso a paso para que conozcas todas sus funcionalidades.

Esta es una de las herramientas de productividad que más me ha impactado  en los últimos años, y en la que centralizo prácticamente toda mi vida, en este artículo te explicaré qué es Notion, cómo usar Notion primeros pasos, cómo crear páginas, bloques, cómo configurar Notion, maquetar las paginas, y cómo crear tablas o base de datos. Te lo explico paso a paso, de forma escrita y también en vídeos.

¿Quieres Aprender a usar Notion?

¡Pues empecemos! El potencial de esta herramienta te sorprenderá 😉

Qué es Notion

Notion es una herramienta que te brinda a ti y a tu equipo un espacio de trabajo todo en uno, en el cual puedes añadir y gestionar tareas, documentos, proyectos, crear tablas o base de datos, etc…

En Notion también se pueden tomar notas, al igual que en Obsidian y Roam Research.

Notion es muy versátil, está diseñada para complementarse con tu profesión o con el área de trabajo en el que te desarrolles, en la misma se pueden crear diversos procesos para el área de productos, ingeniería, marketing, recursos humanos, diseño y ventas.

¿Qué es Notion SO?

Notion SO es la home de la herramienta Notion, .so es la extensión del dominio geográfico para Somalia.

Para qué sirve Notion

Crear la wiki de tu equipo de trabajo

Comparte tus notas, proyectos, tareas y genera chats con los integrantes de tu equipo.

Gestionar tareas y proyectos

Crea y asigna tareas y proyectos a los integrantes de tu equipo. Organízalas con los estados: no empezado, en progreso y completado.

Gestionar notas y documentos

Crea y guarda notas y documentos con diversas opciones de maquetación.

Conoce en este artículo Cómo tomar notas o apuntes de forma productiva con el Método Zettelkasten

Seguidor de hábitos

Incorpora cada uno de tus nuevos hábitos y observa el progreso en cada uno de estos.

¿Cuánto cuesta Notion?

Notion cuenta con una versión gratuita solo para uso personal. Las versiones de pago (personal pro, equipo y empresa) están disponibles a partir de $4 por mes.

Para compartir tus notas, proyectos, tareas… Debes tener un plan de pago. Esta herramienta cuenta con versión para escritorio (Windows y Mac), móvil (iOS y Android) y web.

Con el plan de pago de Notion puedes colaborar en tiempo real con tu equipo, invitar y compartir tus tareas, documentos, wiki, etc… puedes integrar Slack y asimismo incrustar aplicaciones como: Google Drive, Google Docs, Twitter, Github Gist, etc…

¿Cómo descargar Notion?

Si no quieres usar la versión Web de Notion, a continuación encontrarás los enlaces para descargar la versión para escritorio y móvil:

• Descargar Notion para Mac y Windows.
• Descargar Notion para iOS y Android.

Como usar Notion primeros pasos

Crear cuenta en Notion

Lo primero que se debe hacer es crear una cuenta, para esto debemos ingresar al siguiente enlace Regístrate en Notion, una vez allí, debes seleccionar la opción con la cual te quieres registrar, puede ser con Google, con Apple, o con tu correo electrónico. Una vez hayas ingresado tu correo electrónico, debes hacer clic en Continue with email.

Enseguida te llegará un código de registro al correo ingresado, el cual puedes copiar y pegar en la siguiente área:

O puedes hacer clic directamente en el enlace que te llegó al correo en conjunto con el código de registro.

Posterior a esto se mostrará una pantalla en donde debes ingresar tus datos, nombre, apellido, etc… Una vez hayas rellenado esos campos, te aparecerá la pantalla de Bienvenida de Notion, en donde te indican los conceptos básicos o atajos que debes utilizar para comenzar a trabajar con la herramienta.

Más adelante te explico cada uno de estos 😉

Como poner Notion en Español

Si te has preguntado ¿Cómo usar Notion en español? te digo que hasta los momentos no es posible, por ahora los idiomas de esta herramienta son inglés y coreano, pero en breve estará disponible en español.

Si tu Panel Notion está en Coreano y deseas cambiarlo a Inglés, debes acceder desde el menú a “설정과 멤버” (configuraciones y miembros):

Posteriormente deberás seleccionar “언어와 지역” (Idioma y región):

A continuación selecciona “한국어” (coreano) y elige el idioma “English”

Para finalizar haz clic en “업데이트” (actualizar):

Vídeo paso a paso: cómo cambiar idioma en Notion en Español

Si no se te da muy bien el inglés ¡No te preocupes! En este tutorial de cómo usar Notion en español te explico cada uno de sus componentes y sus funcionalidades para que el idioma no sea un problema 😉

Cómo crear páginas

En Notion las páginas son contenedores en donde agregaremos todos nuestros componentes.

Para la creación de las mismas debes seleccionar Add a page, inmediatamente se creará tu página, a la cual debes colocarle el nombre que desees, en nuestro ejemplo le asignamos el nombre “Pagina padre”

Para agregar una subpágina a la “Página padre”, debemos seleccionar el icono +, el cual se muestra una vez colocamos el puntero encima de la página en donde deseemos agregarla.

En nuestro ejemplo hemos agregado una subpágina a la “Página padre”, llamada “Página hijo” y una subpágina a la “Página hijo”, llamada “Página nieto”.

Una vez hemos agregado las subpaginas, podremos apreciar cada una dentro de la página correspondiente, dentro de “Página Padre” se encuentra “Página hijo”, si seleccionamos “Pagina hijo” la misma se abrirá y dentro de ella podremos observar “Página nieto”

Dentro de cada página podemos incorporar distintos bloques, componentes, si queremos ejecutar alguna acción en estos, debemos hacer clic en los seis puntos que se encuentran en la parte izquierda del mismo, y enseguida se mostrarán las diversas opciones disponibles: delete (eliminar), duplicate (duplicar), turn into (convertir en), etc…

De igual manera cada uno de estos bloques se pueden mover, para organizarlos y situarlos en el lugar deseado.

Cómo crear Bloques Básicos

Para agregar los bloques debemos hacer clic en el área en donde se desee situar y colocar la barra / lo que generará que aparezcan los diversos tipos de componentes que se pueden incorporar: text, page, to-do list, etc… Para añadir un componente, se debe seleccionar el que se desee y este automáticamente se incorporará en nuestra página.

Bloques de Notion

1) Text (texto), Page (página), To-do list (lista de quehaceres):

Una vez que vayas cumpliendo con tus tareas pendientes del to-do list, puedes ir marcándolas como realizadas y estas se tacharan de tu lista.

Los bloques son atómicos, no puede haber un bloque maestro que tenga otros bloques dentro de él.

Lo que si se pueden jerarquizar son las páginas, y así organizar los distintos bloques dentro de ellas.

2) Heading 1 (titulo 1), Bulleted list (lista con viñetas), Heading 2 (titulo 2), Numbered list (lista numerada):

3) Toggle list:

Los toggle list son muy buenos para utilizar cuando tenemos gran cantidad de información, funcionan como listas desplegables. Son de mucha utilidad ya que podemos incorporar bloques de ideas principales, secundarias… y debajo de estas, añadir bloques de ideas que deriven de ellas.

La gran importancia de los toggle es que nos permiten ocultar los bloques de ideas que derivan del bloque de idea principal, lo que es de gran beneficio ya que al momento de tomar apuntes no nos agobiaremos de ver tanta información en la página, debido a que solo veremos las ideas principales, secundarias… y de querer profundizar en alguna de ellas, simplemente debemos hacer clic en la que se desee y esta desplegará todo su contenido.

4) Quote (citar), Divider (divisor):
Quote se utiliza para agregar citas textuales, y divider es para agregar una línea fina de color gris claro que sirve para hacer divisiones entre los bloques.

5) Link to page (enlace a página):

Link to page se utiliza para agregar enlazados de una página a otra. Para hacerlo debes seleccionar el componente Link to page, al hacerlo se abrirá un buscador en donde deberás escribir el nombre de la página a la cual quieres enlazar, una vez ubicada dicha página, debes seleccionarla.

Y automáticamente se creará el enlazado:

Al hacer clic en el nuevo enlace que has creado, este te redirigirá a la página que enlazaste, en este caso, a la “Pagina nieto” y en dicha página podrás observar un enlace devuelta a la página desde donde creaste el enlace, en nuestro ejemplo seria, a la “Pagina padre”.

Vídeo paso a paso: cómo usar Notion tutorial en Español

 

Cómo configurar Notion

Continuamos trabajando con las páginas de ejemplos que hemos creado anteriormente.

Ajustes básicos

Para realizar nuestros primeros ajustes en Notion, debemos seleccionar los tres puntos que se encuentran ubicados en la parte superior derecha lo que desplegará las siguientes opciones:

1) Small text (texto pequeño): colocar las letras más pequeñas.

2) Full width (ancho completo): Colocar el texto de ancho completo, muy recomendable para aprovechar al máximo el espacio de las páginas.

3) Page lock (bloqueo de página): bloqueo de páginas.

La función del Page lock es bloquear las páginas para que ningún integrante del equipo pueda realizar modificaciones en la misma. Si estás haciendo uso de Notion de forma personal, no es necesario que lo actives.

4) Add to favorites (añadir a favoritos): puedes añadir tus paginas a favoritos, para hacerlo debes seleccionar la opción “Add to favorites”.

Posteriormente tu página aparecerá en la sección “Favorites” ubicada en el menú izquierdo, si deseas realizar algún cambio en la misma (eliminar de favoritos, renombrar, etc…) debes seleccionar los tres puntos que se encuentran en el lado derecho del nombre de tu página.

5) Undo (deshacer): puedes deshacer los cambios que hayas realizado, puedes utilizar Ctrl+Z para esto.

6) Page history (historial de la página): ver el historial de todos los cambios que se han realizado en las páginas. Esta funcionalidad solo está disponible para la versión de pago.

7) Show deleted paqes (mostrar paquetes eliminados): observar lo que has borrado.

8) Delete (Eliminar): para eliminar la página.

9) Import (importar): puedes importar contenido a tu página, dependiendo del lugar de donde quieras importar podrá indicarte que actualices a la versión de pago.
Por ejemplo, si vas a importar contenido de Evernote, te indicará que para poder hacerlo debe ser con la versión paga.

10) Export (exportar): puedes exportar fácilmente tus páginas.

Puedes abrir una página adicional colocando el puntero encima de la misma y seleccionando Ctrl + clic (Windows) o Comando + clic (Mac).
Esta funcionalidad es muy importante, ya que en algunas ocasiones necesitamos cotejar una página con otra, es decir, ver las dos páginas a la par, y con esto lo podemos hacer 😉

Maquetar contenido

Color de letras y color Background

En este ejemplo hemos insertado un Heading 1, para cambiar su color de letra debemos seleccionar los seis puntos que se encuentran ubicados en la parte izquierda del bloque.

Consecutivamente se desplegarán diversas opciones, entre las cuales debemos elegir “Color” y seleccionar el color deseado.

Posteriormente, en la misma sección en donde se encuentran los colores de letras, más abajo, se encuentra el color Background, allí hacemos clic en el color que deseemos establecer de fondo a nuestro título.

Seguidamente vamos a crear nuestra lista de libros recomendados, para eso vamos a utilizar To-do list, ya que a medida que vayamos leyendo los libros, los iremos tachando de nuestra lista.

Luego, de la misma manera como creamos la “Lista de libros recomendados” vamos a crear “Lista de series recomendadas”.

Seguidamente, para aprovechar el espacio de la página, vamos a mover la “Listas de series recomendadas” hacia el lado derecho de la “Lista de libros recomendados”. Para ello, debemos mantener seleccionado los seis puntos ubicados en el lado izquierdo de “Listas de series recomendadas” y mover el bloque hasta el lugar indicado, cuando el componente esté en el lugar correcto, se observará una barrita vertical azul, en la siguiente imagen la puedes apreciar.

De igual forma, así como movimos el Heading, debemos hacer con los To-do list.

De esta forma aprovechamos mejor el espacio, y nuestra página se encuentra más organizada 😉

Un poco más adelante te explicaremos como hacer estas secciones pero con la implementación de tablas.

Agregar icono

Para agregar el icono, debemos seleccionar “Add icon” ubicado en la parte superior del nombre de la página.

De forma predeterminada se establecerá cualquiera de los iconos que tiene Notion.

Para cambiar el icono debes seleccionarlo, seguidamente se desplegarán diversas opciones para que elijas el que desees o también puedes cargar uno desde tu equipo.

Una vez seleccionado tu icono, se mostrará de la siguiente manera:

Agregar cover

Para agregar una portada a la página, debemos seleccionar “Add cover” ubicado en la parte inferior del icono.

Seguidamente se debe seleccionar la opción “Change cover” ubicada en el lado derecho de la página.

Consecutivamente se mostrarán las opciones de imágenes que trae Notion para la portada, puedes elegir una de esas o cargar una directamente desde tu equipo.

Luego de establecer la imagen de portada, así quedará tu página:

Los detalles visuales que ofrece Notion son muy importantes, ya que estas imágenes pueden actuar como anclas PNL para animarte a hacer una tarea o colocarte en estado de lector, relax, trabajo, etc…

Vídeo paso a paso: cómo configurar Notion tutorial en Español

 

Cómo crear tablas o base de datos en Notion

Seguimos trabajando con las páginas que hemos creado anteriormente.

Para crear una base de datos en Notion debemos hacerlo mediante una herramienta visual (tablas, calendarios, tableros, etc…).

En esta oportunidad vamos a utilizar una tabla para la creación de la B.D.

Crear tabla

Para crear la tabla debemos seleccionar el componente “Table inline”

Posteriormente se añadirá la tabla a nuestra página, debemos proceder a agregar el nombre de nuestra tabla y editar los campos de cada columna.

En este caso vamos a hacer una tabla de recetas, a esta tabla se le asignará el nombre “Lista de recetas sanas y rápidas”.

Al campo de la columna 1 le colocaremos “Nombre” y el tipo de componente quedará igual, con el que trae predeterminado.

A la columna 2 le colocaremos “Ingredientes”.

El tipo de componente debemos cambiarlo, el que trae por defecto es “Multi-select”, ese se debe sustituir por “Text”.

Para hacerlo debemos hacer clic encima del campo, seleccionar “Multi-select” lo que generará que se desplieguen diversas opciones, entre las cuales debemos elegir “Text”.

Al campo de la columna 3 le colocaremos “Tipo de receta”.

El tipo de componente debemos cambiarlo, el que trae por defecto es “Files & media”, ese se debe sustituir por “Multi-select”.

Para hacerlo debemos hacer clic encima del campo, seleccionar “Files & media” lo que generará se desplieguen diversas opciones, entre las cuales debemos elegir “Multi-select”.

Rellenar tabla

Debemos rellenar la tabla con los datos correspondientes en cada campo. Una vez realizado, nuestra tabla se observará de esta forma:

Cambiar de herramienta visual

Si ya creaste tu tabla, pero deseas cambiarla por otra herramienta visual, lo puedes hacer. Selecciona “Add a view” y se mostrarán las opciones disponibles.

En nuestro ejemplo hemos elegido la herramienta visual “Board”, lo que permite que nuestra base de datos se observe de la siguiente manera:

Recuerda que para poder añadir la herramienta visual “Calendar” debes tener un campo con fechas.

Puedes incorporar muchos más campos en tus tablas (números, ficheros, url, puntuación, invitar a personas de tu equipo, etc…)

Filtrar resultados

Para utilizar esta funcionalidad, selecciona los tres puntos que están ubicados en la parte superior derecha de la tabla, inmediatamente aparecerán diversas opciones, selecciona “Filter”

Posteriormente se muestran una serie de opciones para realizar el filtrado.

En este caso elegimos “Tipo de receta” y “Cena”, esto con la finalidad de que solo muestre las recetas que pertenecen a la cena.

El filtrado arrojó los siguientes resultados:

Vídeo paso a paso: cómo crear tablas en Notion tutorial en Español

 

Cómo crear y usar plantillas en Notion

Las plantillas son conjuntos de elementos de Notion que se agrupan para cubrir diversas funcionalidades (seguidor de hábitos, planificación de clases, gestión de tareas, etc…)

En este post te vamos a enseñar como crear una plantilla que tendrá la funcionalidad de Seguidor de Hábitos.

Inicialmente debemos crear una tabla, para ello crearemos una página nueva e insertaremos una Tabla inline con los tipos de campo: “Title”, “Fecha” y “Checkbox”.

En el apartado anterior: “Cómo crear tablas o base de datos en Notion” te he explicado paso a paso como hacerlo.

Posteriormente rellenaremos nuestra tabla con datos.

Luego para convertir esta tabla en plantilla, debemos escribir /template y seleccionar “Template Button”

Lo que generará que se despliegue el siguiente bloque, en el cual debemos colocar el nombre de la plantilla.

También se debe eliminar el componente To-do que se muestra en la parte inferior.

Una vez realizado lo anterior, debemos mover la tabla que hemos creado hasta el recuadro gris donde estaba situado el To-do que hemos eliminado.

Posteriormente se debe hacer clic en el botón Close ubicado en la parte superior derecha del “Template Button”.

La plantilla se cerrará y se mostrará de la siguiente forma:

Ya tenemos nuestra plantilla lista, para que se muestre solo debemos hacer clic encima del bloque de la misma, y se observará de esta manera:

Vídeo paso a paso: cómo crear y usar plantillas en Notion tutorial en Español

¿Que tal te ha parecido Como usar Notion tutorial en español? ¿Te ha servido de ayuda? Deja tus dudas o comentarios más abajo, con gusto te responderemos.

¡Hasta la próxima! 😉