Cómo trabajar en equipo con Obsidian

Actualmente las herramientas digitales son indispensables para nuestro día a día  y más aún al momento de trabajar de forma remota en equipo, debido a que algunas apps nos permiten crear un espacio de trabajo virtual en el cual cada miembro del equipo desarrolla su labor correspondiente, permitiendo así mantener una mayor organización, control y gestión de las tareas realizadas por cada integrante del grupo. Existen diversas herramientas para trabajar en equipo, algunas de ellas son: Trello, Asana, Evernote… Todas tienen versión gratuita, pero si deseas tener un equipo de trabajo grande y acceder a funcionalidades avanzadas debes adquirir un plan de pago. Por ello en este post te voy a enseñar Cómo trabajar en equipo con Obsidian y Google Drive TOTALMENTE GRATIS, accediendo a amplias funcionalidades.

En esta oportunidad te explico cómo trabajar en equipo con Obsidian usando el servicio en la nube Google Drive, pero lo que te enseño aquí también lo puedes aplicar con iCloud, Dropbox, o cualquier otro, lo que debes tener en cuenta es que el servicio que vayas a utilizar debe ser capaz de clonar los archivos que tienes sincronizados en la nube a una carpeta en local.

Esto es fundamental ya que Obsidian solo trabaja con carpetas en local.

Obsidian como ya te lo expliqué en el artículo donde hablamos de la mejor app para tomar notas o apuntes 2021 es una gran herramienta, con la cual podemos desarrollar diversas tareas entre ellas están: tomar notas y crear nuestro cerebro digital, esta app tiene funcionalidades muy avanzadas y es GRATUITA. Obsidian en conjunto con un servicio en la nube como Google Drive, iCloud, Dropbox…. nos permite trabajar en equipo de forma eficaz.

En este post aprenderás qué es el trabajo en equipo, importancia del trabajo en equipo, las ventajas del trabajo en equipo con Obsidian, para qué sirve Google Drive con Obsidian, cómo trabajar en grupo, compartir documentos, pasos para trabajar en equipo con Obsidian…

Esquema trabajo en equipo con Obsidian

A continuación te muestro la representación a mano alzada del proceso a realizar para compartir tres distintas carpetas con tres miembros de un equipo: gestoría, asistente virtual y videógrafo.

Si quieres saber la explicación de este esquema y cómo hacer paso a paso todo lo mostrado en él, lee el post hasta el final 😉

¿Qué es el trabajo en equipo?

El trabajo en equipo es la unión de dos o varias personas con distintas habilidades, cada uno desempeña una labor determinada para cumplir objetivos en común que individualmente no les sería posible lograr.

¿Cuál es la importancia del trabajo en equipo?

El trabajo en equipo es de gran importancia ya que mediante este se cumplen los objetivos de manera más fácil, aumenta el rendimiento, la motivación, los miembros del grupo comparten ideas, conocimientos, se optimizan los resultados, etc..

Ventajas del trabajo en equipo con Obsidian

Usar Obsidian para trabajar en equipo tiene muchas ventajas, a continuación te doy a conocer algunas:

• Es gratis.
• No dependerás de internet, ya que solo lo necesitarás para sincronizar los archivos que tengas en local con el resto del equipo.
• No dependerás de fabricantes, debido a que Obsidian se basa en textos planos.
• Obsidian tiene funcionalidades muy avanzadas y si necesitas más puedes ampliarlas con la instalación de plugins.
• Obsidian es una herramienta que está en pleno crecimiento, constantemente aumenta su potencial debido a que cuenta con una gran comunidad de desarrolladores que continuamente crean diversos plugins para aumentar las funcionalidades de esta app.

Si te has preguntado: ¿Cómo colaborar en Obsidian? pues sigue leyendo, que ya te lo explico 😉

¿Para qué sirve Google Drive con Obsidian?

Google Drive mantiene sincronizados nuestros vaults de Obsidian en distintos dispositivos (PC, móvil y Tablet), este servicio en la nube al igual que iCloud y Dropbox cuando se utiliza en conjunto con Obsidian nos permite trabajar en grupo o teletrabajar y compartir documentación, a continuación te nombro algunas de las tareas que se pueden desarrollar al usar Obsidian con Google Drive, Dropbox o iCloud:

• Creación y gestión de procedimientos en equipo.
• Creación de manuales de operación.
• Gestionar equipos o grupos de trabajo.
• Gestión documental de trabajo en equipo.
• Documentación de teletrabajo.
• Sistema de gestión documental.
• Gestión de equipos de documentación, etc…

¿No sabes cómo sincronizar Obsidian md en Android con Google Drive? Aprende en este artículo: Cómo instalar la app móvil de Obsidian: tutorial en español.

Cómo trabajar en equipo y compartir documentos usando Google Drive y Obsidian

Como te comenté anteriormente para trabajar en equipo con Obsidian debemos apoyarnos en un servicio en la nube como lo es Google Drive, iCloud, Dropbox… Siendo así, a continuación te explico paso a paso lo que debes hacer para trabajar en grupo con Obsidian usando Google Drive, pero todo esto también es válido para iCloud y Dropbox.

Utilizando Obsidian md para trabajar en equipo lograrás tener casi las mismas funcionalidades (compartir documentación, manuales de operación, gestión de tareas…) que con las herramientas de pago.

Si te preguntas: ¿Con Notion puedo realizar trabajo en equipo? la respuesta es si, pero probablemente acabarás en un plan de pago para una situación que puedes resolver con Obsidian.

Explicación del esquema trabajo en equipo con Obsidian

Este esquema es el que te mostré al inicio del post, en él se representa a mano alzada un equipo de trabajo el cual está conformado por cuatro miembros:

• CEO.
• Gestoría.
• Asistente virtual.
• Videógrafo.

El miembro CEO es el encargado de establecer tareas a los integrantes del grupo, de tal forma, tiene acceso a la carpeta raíz donde se encuentran las subcarpetas que debe compartir con cada miembro.

En este esquema el vault principal o carpeta raíz tiene el nombre “GCE”, la misma se encuentra en Obsidian en la PC del CEO, esta consta de tres subcarpetas llamadas “ADMON”, “ASISTENTE VIRTUAL” y “VÍDEO”.

Estas subcarpetas deben ser compartidas por el CEO a los miembros correspondientes:

• ADMON: persona de gestoría.
• ASISTENTE VIRTUAL: con la asistente.
• VÍDEO: con el videógrafo.

Para ello, en este ejemplo se utilizó Google Drive para sincronizar la carpeta «GCE» en la nube y poder compartir cada subcarpeta con el miembro correspondiente.

Posteriormente cada integrante del equipo de trabajo instaló en su PC o Mac Google Drive para ordenadores, para así clonar en local la carpeta asignada y usarla como vault en Obsidian.

Pasos para trabajar en equipo con Obsidian

Ahora vamos a implementar paso a paso todo lo que vimos en el esquema, imaginemos que tu eres el miembro CEO y debes compartir las carpetas con el resto del equipo.

Todos los miembros del equipo deben instalar Obsidian. Si no sabes como hacerlo en este Curso tutorial de Obsidian en Español te enseñamos.

Paso 1 : instalar Google Drive para ordenadores

Con la versión para ordenadores de Google Drive, podemos clonar las carpetas o archivos que tengamos sincronizados en la nube a otra PC o Mac en local.

Descarga aquí Google Drive para ordenadores e instala.

Todos los integrantes del equipo deben instalar Google Drive para ordenadores o el servicio en la nube que vayan a utilizar.

Paso 2 : sincronizar con Google Drive la carpeta donde están los procedimientos

La carpeta que contiene la documentación del equipo debes guardarla en la unidad local que ha creado tu servicio en la nube, en este caso Google Drive y desde Obsidian seleccionar “Open folder as vault” y elegir la carpeta que has guardado en “Google Drive” / “Mi unidad”.

Todos los ficheros los debes tener en texto plano, si deseas enriquecer visualmente los textos puedes utilizar el formato Markdown.

Si no sabes como implementar Markdown en este Tutorial de Markdown en Español te enseñamos.

Si por el contrario, aún no has creado la carpeta con los manuales de operación, documentación del equipo, selecciona desde Obsidian “Create new vault” y asigna el nombre correspondiente, en “Location” haz clic en “Browse” y elige la unidad “Google Drive” / “Mi unidad”.

De esta forma se creará tu vault en Obsidian en el cual deberás comenzar a crear cada una de las carpetas y archivos que desees compartir con los miembros del equipo.

Una vez realizado este paso, tendrás la carpeta raíz con toda la documentación del equipo sincronizada en el ordenador local y en la nube.

Paso 3 : compartir carpetas con cada miembro del grupo

Debes acceder a tu unidad de Google Drive en la nube e ingresar a la carpeta raíz que contiene la documentación del equipo.

Seguidamente haz clic derecho en la carpeta que deseas compartir y selecciona “Compartir”, añade la dirección de correo del miembro del equipo al que le quieres compartir la carpeta, en la parte inferior haz clic en “Cambiar” para asignar los permisos necesarios (lectura o edición) y por último selecciona “Hecho” para proceder a enviar el enlace.

Este procedimiento se debe efectuar con cada una de las carpetas que se deseen compartir.

Paso 4: añadir a local la carpeta compartida

Una vez la persona haya recibido el enlace debe acceder a su unidad de Google Drive en la nube, hacer clic en “Compartido conmigo” y podrá ver la carpeta compartida.

Seguidamente deberá seleccionar la carpeta, pulsar Shift + Z y hacer clic en “Añadir” para así crear esta carpeta en la unidad local de Google Drive en la PC o Mac.

Paso 5: abrir la carpeta compartida con Obsidian md

Para que el miembro del equipo pueda acceder desde Obsidian a la carpeta compartida, debe seleccionar “Abrir otra boveda” / “Open folder as vault”, elegir la unidad local de “Google Drive” / “Mi unidad” y escoger la carpeta correspondiente.

De esta manera se abrirá la carpeta en Obsidian y se podrá trabajar desde esta herramienta, crear, eliminar, modificar archivos y carpetas, todos los cambios se sincronizan automáticamente en la nube y por lo tanto cada miembro del equipo con acceso a esta carpeta podrá observar desde su ordenador las modificaciones realizadas.

Si quieres ver más en detalle todo lo que te he explicado en este artículo te invito a ver el siguiente vídeo:

Vídeo cómo trabajar en equipo con Obsidian

¿Qué tal te ha parecido trabajar en equipo con Obsidian?

Cuéntanos tu opinión en los comentarios. Te leemos 😉

¡Hasta la próxima!