Combinar metodologías de productividad: GTD, PARA y Zettelkasten

¿Tienes muchas ideas, tareas, proyectos en mente, y no sabes cómo gestionar todos esos conocimientos de forma eficaz y productiva? Para organizar toda esa información, y gestionarla de forma adecuada, es necesario implementar ciertos métodos, de tal forma lograremos establecer un orden, y evitaremos saturarnos.  Por ello he preparado este post, en el cual te explico cómo combinar las tres mejores metodologías de productividad: GTD, PARA de Tiago Forte y Zettelkasten, para que construyas un potente gestor de conocimiento personal, y así puedas gestionar toda tu información de forma práctica.

En este artículo te daré a conocer las metodologías GTD de David Allen, P.A.R.A de Tiago Forte y Zettelkasten de Niklas Luhmann, te indicaré algunas herramientas con las que se pueden implementar conjuntamente estos métodos, te explicaré de forma detallada como combinar estas tres metodologías, y muchas más cosas interesantes…

¡No te pierdas este post, léelo hasta el final! Aquí aprenderás como mediante estas tres metodologías puedes organizar tus conocimientos para llevar a cabo más fácilmente cada una de tus ideas, tareas y proyectos.

Qué es un gestor de conocimiento personal

Es mediante el cual gestionamos nuestra información, desde el momento que la capturamos, hasta que la compartimos.

La gestión del conocimiento personal consta de 4 fases: capturar, procesar, aprender y compartir la información.

Quizás en este punto pensarás: ¿Cómo la integración de las metodologías GTD, P.A.R.A y Zettelkasten pueden ayudarme a construir mi gestor de conocimiento personal?

Esto se debe a que cada una de estas tres metodologías cubren fases de la gestión del conocimiento personal, a continuación puedes apreciarlo.

Relación de los métodos GTD, P.A.R.A de Tiago Forte y Zettelkasten, con las fases de la gestión del conocimiento personal

Metodologías	Fases de la gestión del conocimiento personal
GTD: captura la información y la procesa en función de, si es accionable o no.	Capturar y procesar la información.
P.A.R.A: se encarga de clasificar la información en 4 carpetas, en función de ciertos criterios que más adelante en este post te explico.	Procesar la información.
Zettelkasten: intenta replicar la información que se recibe lo más similar a los modelos mentales, para que el aprendizaje sea mucho más fácil.	Procesar y aprender la información.

Al implementar estos métodos en conjunto, lograremos gestionar la información de forma eficaz y mejorar notablemente nuestra productividad.

Tres metodologías de productividad

GTD, P.A.R.A y Zettelkasten son metodologías efectivas para la gestión de información, cada una requiere una organización por jerarquías o redes:

Organización jerárquica: se distribuye la información mediante un orden jerárquico, es decir, según sus distintos niveles de importancia.

Organización por redes: se distribuye la información mediante una red, la cual se conforma por diversos nodos que se enlazan con otros, según distintos criterios.

Método GTD de David Allen

GTD (Getting Things Done) fue creado por David Allen, con la finalidad de mejorar la organización, evitar la procrastinación y ser más productivos, se basa en cinco sencillos pasos:

• Recopilar
• Procesar
• Organizar
• Revisar
• Hacer

Esta metodología requiere un sistema jerárquico, ya que necesita diversas bandejas, sin embargo, también permite la organización por redes, ya que se puede hacer uso de un nodo como “Bandeja de entrada”.

Método P.A.R.A de Tiago Forte

P.A.R.A fue creado por el experto en productividad Tiago Forte, esta metodología se basa en guardar, distribuir toda la información dentro de cuatro carpetas (Proyectos, Áreas, Recursos y Archivos), esto dependiendo el área o categoría a la que pertenezca cada información.

Este método solo admite organización jerárquica.

Método Zettelkasten de Niklas Luhmann

El método Zettelkasten fue dado a conocer por Niklas Luhmann, se basa en un sistema de notas entrelazadas, esta metodología trabaja con una organización por redes.

Herramientas para combinar las metodologías GTD, Zettelkasten y PARA

Para combinar estas metodologías, es necesario que las herramientas a utilizar, soporten la organización por redes y la organización jerárquica. De las herramientas que hemos visto en este blog (Notion, Obsidian y Roam Research), solo dos de ellas soportan ambos tipos de organización, estas son: Notion y Obsidian, ya que Roam solo admite la organización por redes.

Debes tener muy claro los tipos de organizaciones que soporta cada herramienta, de esta forma sabrás cual te va bien para combinar estas tres metodologías. En este post hemos usado Obsidian, pero si prefieres puedes utilizar Notion, RemNote, o cualquier otra herramienta que admita la organización por redes y la organización jerárquica.

Cómo implementar las metodologías de productividad GTD, PARA y Zettelkasten en Obsidian

A continuación te explico detalladamente como aplicar de forma sencilla, estas tres metodologías con la herramienta Obsidian.

Implementar metodología GTD

La pieza principal del método de productividad GTD es la “Bandeja de entrada”, en esta recopilamos, guardamos, capturamos toda la información que obtenemos, para evitar saturarnos, así como también tareas e ideas.

Lo primero que debes hacer es crear la carpeta que será tu “Bandeja de entrada”, allí deberás añadir todo lo que consideres importante.

En este caso mi bandeja de entrada GTD esta conformada por dos archivos; “todo pc” y “todo”.

En “todo pc” recopilo todas las ideas, tareas, que vienen a mi mente cuando estoy delante de la PC, también añado toda la información relevante que encuentro al navegar por internet.

En “todo” guardo todas las tareas que añado desde el móvil:

Sistema GTD desde móvil

En mi móvil tengo dos formas de agregar información a la “Bandeja de entrada”:

• Añadiendo directamente los archivos a la carpeta: esto debido a que la carpeta “Bandeja de entrada” existe desde Google Drive, por lo tanto, de manera sencilla puedo agregar a la misma, capturas, imágenes, pdfs.

• Añadiendo información, recursos, tareas, desde un editor de texto plano Markdown: de esta forma agrego información directamente al archivo “todo”, estos cambios se actualizan automáticamente en el fichero de la PC, ya que “todo” se encuentra sincronizado con la carpeta “Bandeja de entrada”.

Podemos sincronizar programas de capturas tanto en la PC como en el móvil, para que a medida que vayamos realizando capturas a las informaciones, estas se añadan en forma de ficheros en la carpeta “Bandeja de entrada”.

Explicación del método GTD mediante un diagrama de flujo

El flujograma se mostrará por partes.

Toda la información importante debemos guardarla en la “Bandeja de entrada”, posteriormente preguntarnos si es accionable o no.

Es accionable si es una tarea o un proyecto.

Si es un proyecto lo debes Añadir a proyectos y agregar a Planificar, pero si ya tienes una idea o actividad específica para empezar con ese proyecto, lo añades a Revisar.

Si es una tarea debemos plantearnos cual será la próxima acción para cumplir con ella. Todas estas tareas, y también las que forman parte de los proyectos, debemos analizarlas para decidir que hacer, existen cuatro opciones:

• Delegar: esto es conveniente cuando hay otra persona que puede realizar esa tarea mejor que nosotros, o cuando nos resulta mejor pagar el coste hora de esa persona, que invertir nuestro tiempo realizando esa labor.
• La hago yo si es menos de 2 minutos: si la tarea es rápida, es decir, si tardaremos menos de 2 minutos en hacerla, lo mejor es realizarla de una vez, así la damos por finalizada en ese momento.
• Programar tarea a futuro: si vamos a realizar esa tarea nosotros pero más adelante, la programamos para un futuro.
• La hago ahora: si decidimos realizar esta tarea en el momento, así tardemos más de 2 minutos en hacerla.

Si no es accionable la información que hemos recibido en nuestra bandeja de entrada, debemos plantearnos que hacer con ella, existen tres opciones:

• Eliminar: si es alguna información que creíamos importante pero luego nos dimos cuenta que no lo es.
• Añadir en tareas de algún día: si son tareas a realizar en el futuro.
• Almacenar en recursos: esto aplica si es una información que nos interesa y que vamos a utilizar más adelante.

Al realizar los procedimientos anteriores se estaría implementando el método GTD.

Implementar metodología P.A.R.A

Este método se basa en cuatro carpetas:

Proyectos

Aquí debes añadir las series de tareas, que cuentan con una fecha de finalización.

Ejemplo: maratón Nueva York.

Para correr una maratón se requiere una preparación: dieta, entrenamiento, viaje… Este conjunto de tareas se deben añadir a la carpeta “Proyectos”, ya que son actividades que nos llevaran a cumplir el objetivo.

La fecha de finalización de este proyecto es el día que se realiza la maratón.

Áreas

Se debe guardar información personal o privada de áreas específicas, tareas o actividades que no cuenten con una fecha de finalización.

Siguiendo con el ejemplo anterior, un área del proyecto maratón Nueva York, seria Running (correr), ya que correr lo practicaríamos constantemente a lo largo de nuestra vida, es decir, no cuenta con una fecha de finalización.

Para determinar si es un proyecto o un área, debes tener en cuenta si las tareas tienen fecha de finalización o no, si tienen fecha de finalización es un Proyecto, si no tienen, es un Área.

Recursos

Se añade información sobre cualquier tema que nos resulte interesante, artículos de internet, descripción de objetos a comprar, etc. La información que se guarda en esta carpeta no debe ser privada, ya que la misma se debería poder compartir con otras personas.

Ejemplo:

En la carpeta “Recursos” tengo una subcarpeta llamada “Running”, en la cual hay información sobre relojes y zapatillas, esta información puede ser compartida ya que fue tomada de internet.

Existe una diferencia importante en cuanto a Áreas y Recursos, en la carpeta “Áreas” se guarda información privada, y en la carpeta “Recursos” se almacena información que pueda ser compartida con los demás, como por ejemplo; publicidad, capturas de artículos de internet, etc.

Archivos

Las notas de las carpetas “Proyectos, Áreas y Recursos”, las cuales ya no vayamos a utilizar, se deben añadir en esta carpeta, ya que la misma cumple la función de papelera. Una vez hayamos culminado un proyecto, una tarea, o ya no necesitemos algún recurso, estos debemos incorporarlos a la carpeta “Archivos”, de esta forma evitamos que al realizar alguna búsqueda aparezca información innecesaria.

Si deseas puedes instalar una aplicación para que automáticamente borre las notas que estén añadidas en la carpeta “Archivos”, de esta forma las búsquedas en Obsidian serán más ágiles.

Implementar metodología Zettelkasten

Este método lo podemos implementar de forma sencilla, enlazando notas desde las diversas carpetas “Proyectos, Áreas y Recursos”.

Ejemplo:

En la carpeta Proyectos tenemos uno llamado Maratón Nueva York, para ese maratón están solicitando un tipo de zapatillas específico, en ese momento, recordamos que hace algún tiempo navegamos por internet, buscando diversos tipos de zapatillas, y esa información la añadimos en la carpeta “Recursos”. Entonces nos dirigimos a “Recursos” a ver si está la información de las zapatillas que necesitamos y efectivamente la encontramos, siendo así, procedemos a enlazar desde la nota Maratón Nueva York a la nota Running Zapatillas, de esta forma estaríamos implementando el método Zettelkasten.

Si estas investigando sobre un tema relativo a un proyecto, y de pronto encuentras información que te parece importante, pero que nada tiene que ver con tu proyecto actual, puedes agregar esa información a la “Bandeja de entrada” y más adelante verla en detalle para así definir si la vas a añadir a “Recursos” o si no tiene mucha relevancia y la vas a eliminar, incorporándola en la carpeta “Archivos”.

 

Cuando tienes una información en la carpeta “Recursos” no quiere decir que debes procesarla en el momento, lo puedes hacer más adelante cuando necesites esa información.

Ejemplo práctico de la integración de las metodologías de productividad GTD, P.A.R.A y Zettelkasten

Te mostraré a continuación como procesamos mediante la combinación de estas tres metodologías de productividad, el vídeo “Cómo combinar GTD ➕    ZETTELKASTEN ➕    PARA de Tiago Forte”, que publicamos en nuestro canal de YouTube y que podrás ver aquí un poco más adelante.

A medida que iba obteniendo información respecto a estas tres metodologías la iba añadiendo a la “Bandeja de entrada”.

Luego me planteaba si esa información era accionable o no, como eran artículos, los incorporaba a la carpeta “Recursos” en la subcarpeta “Gestión del conocimiento personal”:

Luego, llegó el momento en el que decidí hacer un vídeo sobre estas tres metodologías, por lo tanto lo añadí como una idea en mi “Bandeja de entrada”, me planteé si era accionable o no, y si era accionable, ya que se trataba de un proyecto, posteriormente lo agregué a la carpeta “Proyectos” y lo planifiqué.

Después llegó a mi “Bandeja de entrada” una de las tareas para ese proyecto, pero en ese momento no era accionable, por lo tanto lo añadí a tareas futuras.

Luego mi “Bandeja de entrada” procesó una nueva tarea, la cual era preparar el guion del vídeo, esta si era accionable. Debido a que ya tenía programadas tareas futuras, decidí preparar el guion en ese momento.

Algunas tareas del proyecto las delegué a un tercero.

 Hasta ahora ya te he explicado como implementé el método GTD y P.A.R.A, ahora veremos como incorporé Zettelkasten:

En la carpeta “Áreas” hay una subcarpeta llamada “Gestión del conocimiento personal” allí hay diversas notas que he ido creando respecto a lo que he entendido de GTD P.A.R.A y Zettelkasten, como algunas de esas notas están relacionadas, creé enlaces entre ellas, implementando así el método Zettelkasten.

¿No te ha quedado claro en qué parte se implementó cada metodología?

• El método GTD se implementó cada vez que se agregó información a la “Bandeja de entrada”, cuando se planteó si era accionable o no y al decidir que se debía hacer con esa información.
• Se aplicó el método P.A.R.A al añadir la información a las carpetas “Recursos” y “Proyectos”.
• Y se implementó el método Zettelkasten al realizar enlazados entre distintas notas.

GTD nos muestra el proceso mediante el cual debemos organizar toda la información que vamos obteniendo.

Con P.A.R.A organizamos la información en las carpetas correspondientes, de esta forma podemos acceder a estas fácilmente.

Con Zettelkasten podemos realizar enlazados entre diversas notas, permitiendo así tener una red de conocimientos, y fácil acceso a las notas relacionadas.

Para ver más en detalle cómo implementar GTD P.A.R.A y Zettelkasten, te invitamos a ver el siguiente vídeo:

Vídeo cómo combinar las metodologías de productividad GTD P.A.R.A y Zettelkasten

¿Y tú, como implementas las metodologías de productividad GTD PARA y Zettelkasten? Cuéntanos en los comentarios. ¡Hasta la próxima! 😉