Cómo organizar mi vida con Notion

A lo largo de nuestra vida nos planteamos realizar diversas tareas, objetivos, metas, pero en algunas ocasiones no logramos cumplir todos nuestros propósitos, ya que no nos establecemos un orden, lo que nos induce a procrastinar, olvidar, etc… Por tal motivo es muy importante contar con una APP que nos ayude con la gestión de nuestras actividades, en esta oportunidad nuevamente te voy a hablar de Notion, una herramienta eficaz para mejorar nuestra productividad. En este punto, quizás dirás: Okey, pero ¿Cómo puedo organizar mi vida con Notion? ¡Pues No te preocupes! Aquí te voy a explicar cómo organizo y realizo la gestión de mis tareas, hábitos y principios… para que puedas guiarte y ponerlo en práctica.

Conoce en este artículo Cómo usar Notion para construir tu cerebro digital

Notion ha cambiado mi vida totalmente, por esa razón, como a mí me ha ayudado, quiero compartir mi experiencia contigo, en este artículo te mostraré el panel de organización de mi vida, te indicaré como puedes definir tus objetivos, principios, crear tu gestor de tareas, control de hábitos, lista de problemas o preocupaciones y muchas cosas más… Te lo explico de forma escrita y también en vídeo.

Al final del post te dejo una sorpresa 😉

¡Empecemos! 😉

Como Notion me ayuda a evolucionar como persona y a nivel profesional

Siempre me ha gustado organizar mi vida, evolucionar, tanto a nivel profesional como personal, y una de las filosofías en la cual me inspiro para lograrlo es Kaizen (mejora continua), la cual se basa en la evolución de las personas a nivel laboral, y la misma puede aplicarse a nivel académico, y en diversos aspectos de la vida.

Para lograr esto, ANTES implementaba un ecosistema de herramientas digitales, las cuales me ayudan a controlarme, a observar mi rendimiento, a conseguir ciertos retos, a evolucionar como persona y profesionalmente, a continuación puedes observar algunas de ellas:

GRAN PARTE de esas herramientas las he conseguido agrupadas en UNA ÚNICA HERRAMIENTA: NOTION.

En nuestro post anterior te expliqué cómo crear tablas o base de datos, cómo crear y usar plantillas en Notion. Ahora en este post, te voy a mostrar como esas herramientas y la mayoría de las que antes utilizaba de forma individual, ahora las implemento conjuntamente en mi panel de control.

Herramientas que incluye Notion: Evernote, Trello, Kanbanflow, Habit Bull, Keep Notes, Todoist, Air Table.

Bloques que conforman mi página de panel de control

• Callout (Texto destacado)
• Heading 2 (Título 2)
• Text (Texto)
• Numbered list (Lista numerada)
• Table – Inline -> views for: default (Tabla desde vista predeterminada)
• Table – Inline -> views for: board (Tabla desde vista de tablero Kanban)
• Link to page (Enlace a páginas)
• To-do list (Listas de tareas pendientes)
• Acceso a Google Calendar

Cómo uso Notion para organizar y poner orden en mi vida

En este apartado te voy a explicar paso a paso como he estructurado mi panel de control, y como debes hacer para crear el tuyo 😉

Cover e Icono

Es importante establecer el Cover y el Icono en nuestra página. Recuerda que el Cover o imagen de portada que vayas a asignar debe actuar como un ancla PNL, debe evocar un estado para nuestro desarrollo, que nos anime a ponernos en marcha día a día. También es fundamental definir un icono, ya que este te ayudará a identificar en el menú de la izquierda cada una de las páginas que tienes en Notion.

Al empezar el día lo primero que hago es ir a mi panel de control para recordar determinados principios, y tareas que debo realizar.

Texto destacado

He utilizado el tipo de bloque Callout ya que quiero resaltar la siguiente frase:

Esta frase es de gran importancia, ya que describe el proceso que debemos seguir para cumplir cada uno de nuestros objetivos.

Muchas veces para conseguir nuestros objetivos, debemos inculcar ciertos principios en nuestro cerebro, planificar bien las tareas y centrarnos solamente en ellas, sin pensar tanto en los objetivos a largo plazo.

Para poder definir cada una de estas tareas, debemos tener en cuenta los objetivos que tenemos a corto y a largo plazo.

Cómo definir objetivos

Es muy importante planificar los objetivos a 10 años (si deseas, también puedes agregar objetivos a 5 años o 3 años), luego para el presente año y posteriormente por trimestre.

Define máximo 3 objetivos en cada periodo de tiempo, esto con la finalidad de poder enfocarnos en cada uno de ellos.

Objetivos a 10 años

Te recomiendo que, en vez de establecer objetivos concretos, definas tus objetivos evocando sensaciones o sentimientos que te trasladen a éstos.

En función de las sensaciones, lograrás determinar de una mejor manera tus objetivos.

Por ejemplo:

• Un objetivo concreto sería: tener una casa grande con jardín.
• El mismo objetivo anterior pero evocando sensaciones o sentimientos sería: quiero sentirme cómodo y confortable con acceso a la naturaleza diariamente en una casa.

Determina como objetivos las sensaciones o sentimientos que estos te transmitan.

Objetivos para este año

Estos objetivos deben ser concretos, deben depender completamente de nosotros para poder cumplirlos.

Por ejemplo:

Escribir un libro, crear una empresa, dar charlas…

No debes establecer objetivos etéreos, como por ejemplo:

Ganar 100.000 €

Ese objetivo no depende totalmente de nosotros, no sabremos si lo podremos cumplir, así que no debemos establecerlo.

Lo que si podemos hacer, es planificar tareas que nos ayuden a cumplir ese objetivo.

Por ejemplo: buscar un trabajo mejor, crear determinados proyectos, etc…

Objetivos por trimestres

Aquí debemos establecer tareas más pequeñas, que nos ayuden a conseguir cada uno de los tres objetivos que nos establecimos en el apartado anterior: “Objetivos para este año”.

En estos, he incluido los objetivos de formación, ya que cada trimestre busco formarme para seguir mejorando, para evolucionar.

Los objetivos han quedado organizados de la siguiente forma:

• Objetivos trimestre: tareas que debo realizar.
• Objetivos formación trimestre: adquirir nuevos hábitos, principios, realizar formaciones.

Cómo definir principios

Muchas veces podemos definir principios en base a ideas o conceptos que conocemos en ciertas formaciones o que nos transmiten algunas personas.

Los principios nos deben ayudar a evolucionar, a cumplir nuestros objetivos o a mejorar como personas.

Los mismos debemos clasificarlos según estados, en mi caso establecí los siguientes: pendiente, asimilando e interiorizado.
A continuación te muestro algunos de mis principios, los pilares de mi vida:

Cada uno de los principios debemos repetirlos constantemente para poder interiorizarlos.

Cómo crear un gestor de tareas o tablero kanban

Para crear nuestro tablero kanban, en el mismo debemos definir las tareas que se deben realizar y determinar un estado para cada una de éstas.

En mi tablero asigné los siguientes estados o niveles de prioridad: cuanto antes, esta semana, este trimestre, algún día y realizadas.

Cuando tengamos alguna idea, o una tarea a futuro, la debemos colocar en las tareas de estado “Algún día”, y nos olvidamos de ella hasta que llegue el momento de ejecutarla. De esta forma no ocuparemos nuestro cerebro con ruido, lo limpiaremos.

En cada tarea puedes agregar un recordatorio con fecha y hora, para que se genere una alarma en el momento determinado.

Cómo crear un seguidor o control de hábitos con Notion

Debemos determinar cada uno de nuestros hábitos en la tabla, y llevar el control diario de éstos mediante checklist y puntuaciones.

Algunos de los hábitos que he establecido en mi vida son los siguientes: tener un diario, meditación, nutrición, deporte, foco (capacidad de concentración), ayuno, autovaloración, etc…

En mi seguidor de hábitos hay campos checklist y numéricos.

Por ejemplo:

• Meditación + gracias (checklist): todos los hábitos con este tipo de campo, una vez los cumplo, los marco como realizados.
• Nutrición (numérico): a todos los hábitos con este tipo de campo, les asigno una puntuación que varía del 0 al 10, siendo 0 el valor para identificar que no cumplí con el hábito.

Los campos numéricos permiten calcular la media, podemos filtrar según semana o mes y realizar comparaciones para observar la evolución.

Por ejemplo: puedo observar la media del mes del campo nutrición y compararla con la media del mes anterior y así apreciar si ha ocurrido algún cambio.

Si quieres tener tu seguidor de hábitos en una página individual, te recuerdo que Notion cuenta con una platilla llamada Habit Tracker con la cual puedes crear tu seguidor de hábitos de forma rápida, o puedes crear tu propia plantilla, aquí te explicamos como hacerlo.

Dos hábitos muy importantes que te recomiendo

Diario: si aún no lo haces, te recomiendo incorporar a tu lista de hábitos el rellenar un diario, pero lo debes hacer de forma muy simple, ya que si haces un diario muy largo, los primeros días lo irás rellenando, pero ya luego no.

Lo diarios son muy importantes, ya que a medida que pasan los meses, años, y luego leemos lo que escribimos nos damos cuenta de todo lo que hemos logrado, lo que hemos avanzado desde ese tiempo hasta ahora.

Eso nos incentiva a establecer objetivos de mayor magnitud 😉

Autovaloración: es importante incorporar la autovaloración como un hábito, ya que en algunas ocasiones, cuando no logramos cumplir con algunos objetivos, nos sentimos fracasados. Pero es significativo saber, que muchas veces esto ocurre, a pesar de haber realizado todo lo que dependía de nosotros para lograrlo.

Entonces quizás te preguntarás ¿Por qué no lo logré? No lo lograste porque el cumplir ese objetivo también dependía de factores externos, lo cuales te impidieron obtener el resultado deseado.

Cuando sea así, debemos autovalorarnos con un buen puntaje, porque a pesar de no haber obtenido el resultado deseado, SI QUE CUMPLIMOS CON NUESTROS OBJETIVOS INTERNOS.

Recuerda en la medida de lo posible establecer objetivos que dependan totalmente de ti, y si alguno depende de factores externos, intenta minimizarlos todo lo que puedas.

Hábitos temporales

Existen hábitos que se mantienen durante toda mi vida, como por ejemplo: nutrición, meditación, deporte. Pero hay otros hábitos que agrego solo de forma temporal, ya que a medida que van transcurriendo los meses y logro interiorizarlos, estos se convierten en principios.

Si al convertir un hábito en principio te das cuenta que después de un tiempo no estas cumpliendo con el mismo, debes volver a incorporarlo en tu seguidor de hábitos hasta que logres interiorizarlo.

Lista de problemas o preocupaciones

En mi panel de control tengo un acceso directo a una página en donde apunto mis problemas o preocupaciones, esto lo realizo con la finalidad de despejar mi mente, para así poder concentrarme en la tarea que esté realizando en el momento.

Cuando almacenamos las preocupaciones en una lista, estas dejan de molestarnos tanto en nuestra mente.

Muchas veces nos preocupamos por cosas que luego se solucionan de manera sencilla.

Por ejemplo:

• Si tengo a un familiar enfermo, solo debo apoyarlo, esperar y poca cosa más…
• Si tengo una multa, solo debo aceptar, pagar y a otra cosa.

Si los problemas tienen solución, debemos hacer todo lo que dependa de nosotros para solventar, y ya luego desapegarnos de eso. Y si no tienen solución, debemos aceptarlos y dejar las preocupaciones.

Cuando tenemos una lista de preocupaciones, a medida que pasa el tiempo podemos revisarla, al hacerlo nos daremos cuenta que la mayoría de estos se han solucionado de forma inesperada.

Entonces en ese momento entenderemos que no merece la pena estar con tantas preocupaciones, lo que generará que le restemos importancia a los problemas que podamos tener en el momento.

La mayoría de las veces nos preocupamos por cosas que jamás suceden.

Google Calendar

Desde nuestro panel de control podemos crear accesos a Google Calendar, a rutas en Google Drive, y ficheros en nuestro ordenador.

Yo utilizo esta herramienta cuando debo realizar tareas en una fecha y hora específica.

Optimizar panel de control

Cuando comiences a crear tu panel de control, deberás ir incorporando diversos tipos de bloques e ir probando a ver cuáles son los que mejor funcionan para ti.

Con esos bloques básicos que nos brinda Notion debemos crear funcionalidades que nos permitan ir mejorando continuamente a nivel personal y profesional.

Tienes que tener claro, que inicialmente no vas a crear el panel de control perfecto.

Yo he ido agregando, modificando y eliminando algunos bloques, no todos los que he probado me han funcionado.

Cuando comencé a crear mi panel de control, usaba un gestor de tareas que no me funcionó, a continuación te lo muestro:

Ese gestor de tareas lo cambie por el tablero kanban que es el que ahora utilizo.

De igual manera, quise dejar aquí parte de los bloques que antes usaba porque quizás a ti te puedan servir 😉

No seas un coleccionista de tareas, hábitos, principios. Utiliza tu panel de control en Notion de manera eficiente y breve, para que puedas revisarlo continuamente e interiorizar cada cosa.

SORPRESA

Si deseas descargar la plantilla con la cual he realizado mi panel de control, te invito a suscribirte más abajo, al hacerlo recibirás un correo con la plantilla.

Podrás editar, agregar y eliminar los bloques que desees para que la adaptes a tus requerimientos 😉

Video paso a paso: cómo poner ORDEN en tu vida con NOTION y construir tu cerebro o clon digital

Te recomiendo utilizar Notion, es una herramienta con un gran potencial, de utilidad tanto para estudiantes como para el área laboral (gestión de proyectos, obras, tareas, etc…)

Con Notion podemos organizar y poner en orden nuestra vida 😉

Yo utilizo esta APP y realmente me ha ayudado, espero que a ti también te ayude.

Todo lo que he explicado en este articulo lo puedes realizar con la versión gratuita de Notion.

Deja tus dudas o comentarios más abajo, con gusto te responderemos.
¡Hasta la próxima! 😉